现有流程文档

在初次联系之前，请准备一份贵公司当前的记录管理流程文档。这份文档应描述从资料创建、审批、存储到归档的全过程，包括各环节的责任人和使用的工具。例如，您可能有一套基于文件夹的命名规则，或是通过邮件审批的流程。提供这些信息能帮助我们评估现有流程的成熟度，并识别优化空间。同时，请附上您认为记录管理中最困扰的1-2个问题，这将指导我们后续的分析重点。

流程文档不必是正式的制度文件，可以是简要的文字说明或流程图。重要的是反映实际工作中的操作习惯。我们理解每个企业的流程都有独特性，因此无需追求完美，真实即可。通过这份文档，我们能快速定位效率瓶颈，例如版本混乱、审批延迟或查找困难等。请在文档中标注出您认为最需要改进的环节，以便我们在初次沟通中直接切入核心。

协作工具清单

请列出贵公司正在使用的协作工具清单，包括项目管理、文档协作、即时通讯、代码仓库等各类工具。常见的如Jira用于任务追踪，Confluence用于知识库，Slack或钉钉用于日常沟通，GitLab用于代码管理。如果使用了多个工具，请注明各工具的主要用途和覆盖团队。例如，研发团队使用Jira+Confluence，而市场团队使用Trello+Google Docs。这份清单有助于我们了解您当前的工具生态，避免重复建设，并思考如何集成或优化。

除了工具名称，还请说明各工具的使用频率和用户规模。例如，Jira活跃用户50人，每天更新200个任务。这些数据能反映工具的实际负载和依赖程度。同时，如果存在工具之间的数据流转（如从Jira自动同步到Confluence），也请一并描述。我们关心的是工具链是否顺畅，是否有信息孤岛。如果您有工具使用中的痛点，比如某些功能未充分利用，或集成复杂，也欢迎列出。

项目资料样本

请提供1-2个典型项目的资料样本，用于分析您当前的项目记录管理现状。样本应包含项目从启动到结束的关键文档，如项目计划、需求文档、设计稿、测试报告、会议纪要、验收记录等。注意脱敏处理，但保留文档结构和命名方式。这些样本能让我们直观了解您的资料组织方式，例如是否按阶段分类、版本命名是否规范、是否有统一的模板。通过样本，我们还可以发现资料完整性、一致性和可追溯性方面的问题。

选择样本时，请挑选具有代表性的项目，最好是近期完成的、涉及多部门协作的项目。如果可能，请同时提供该项目的协作工具使用记录，如Jira中的任务列表或Confluence中的页面树。这将帮助我们建立从流程到工具的完整视图。我们会对样本严格保密，仅用于服务评估。在后续沟通中，我们会基于样本提出针对性的改进建议，例如优化目录结构、统一命名规则或建立版本控制规范。

常见问题列表

请列出您在记录管理中最困扰的3-5个问题。这些问题可以是任何与资料创建、存储、查找、共享、版本控制或安全相关的痛点。例如：“项目文档分散在多个地方，查找效率低”、“不同版本的文件混在一起，难以区分最新版”、“离职员工的资料交接不完整”。请尽量具体，说明问题发生的场景和频率。这些问题将作为我们后续解决方案的核心输入，确保服务切实解决您的实际困难。

除了问题本身，请简要描述您期望的改善效果。例如：“希望所有项目文档集中存储，并支持全文搜索”、“希望建立统一的版本命名规则，避免误用旧版”、“希望实现离职员工资料的自动归档和权限转移”。这些期望能帮助我们设定服务目标。同时，如果您对记录管理有长期规划（如引入新系统或优化流程），也请一并说明。我们愿意在您现有基础上，提供渐进式的改进路径。